Kaip suprasti, ar dar užtenka lentelių, ar jau verta ieškoti kito sprendimo? Štai septyni ženklai, į kuriuos verta atkreipti dėmesį.
1. Turite kelias tos pačios lentelės versijas
Vienas darbuotojas naudoja failą „Užsakymai_galutinis.xlsx“, kitas – „Užsakymai_naujas.xlsx“, o trečias turi dar senesnę kopiją.
Kai kiekvienas dirba su skirtingais duomenimis, tampa sunku žinoti, kuris užsakymo statusas, kiekis ar kliento adresas yra teisingas.
Bendrai redaguojamos lentelės šią problemą gali sumažinti, tačiau sudėtingesniems procesams reikia aiškaus būdo valdyti duomenis ir jų pakeitimus.
Kada verta svarstyti sistemą? Kai darbuotojai nuolat tikslina duomenis vieni pas kitus arba dėl skirtingų failų versijų priimami neteisingi sprendimai.
2. Norint sužinoti informaciją, reikia klausti konkretaus darbuotojo
Klientas skambina ir klausia, kada bus pristatytas užsakymas. Tačiau atsakymą žino tik darbuotojas, kuris jį priėmė, nes dalį informacijos saugo savo užrašuose ar el. laiškuose.
Kai šio žmogaus nėra darbe, kolegoms tenka ieškoti informacijos arba laukti, kol jis atsakys.
Verslo sistemoje galima matyti užsakymo būseną, atsakingą darbuotoją, susijusius dokumentus ir ankstesnius veiksmus vienoje vietoje.
Kada verta svarstyti sistemą? Kai darbas priklauso nuo konkrečių žmonių atminties, o kolegoms sunku perimti jų užduotis.
3. Tuos pačius duomenis suvedate kelis kartus
Tarkime, klientas pateikia užsakymą. Darbuotojas jį įrašo į Excel, tada perkelia į apskaitos programą ir galiausiai suveda į kurjerio sistemą.
Kiekvienas papildomas įvedimas užima laiko ir sudaro galimybę suklysti. Pakeitus kliento adresą, gali tekti taisyti informaciją keliose vietose.
Sprendimas priklauso nuo naudojamų programų. Jas galima sujungti integracijomis, kad duomenys būtų perduodami automatiškai. Jei užsakymų valdymas vyksta keliose lentelėse, gali būti naudinga ir atskira verslo sistema.
Kada verta svarstyti automatizavimą? Kai darbuotojai nuolat kopijuoja tą pačią informaciją ir šį darbą galima pakeisti patikimu duomenų perdavimu.
Plačiau: Verslo sistemų integracijos.
4. Klaidos pastebimos tik tada, kai jau kyla problemų
Darbuotojas netyčia ištrina formulę, įveda neteisingą telefono numerį arba pamiršta užpildyti svarbų lauką. Klaida paaiškėja tik tada, kai nepavyksta išsiųsti siuntos ar susisiekti su klientu.
Excel galima naudoti duomenų tikrinimą, apsaugoti langelius ir nustatyti įspėjimus. Tačiau kai reikia daug tarpusavyje susijusių taisyklių, atskira sistema gali užtikrinti nuoseklesnį duomenų tikrinimą.
Pavyzdžiui, užsakymo neleidžiama patvirtinti, kol nenurodytas gavėjas ir pristatymo būdas.
Kada verta svarstyti sistemą? Kai klaidos kartojasi, jų pasekmės kainuoja pinigų arba darbuotojai daug laiko skiria duomenims tikrinti.
5. Ataskaitoms paruošti reikia kelių valandų
Kiek užsakymų įvykdyta šį mėnesį? Kurie klientai pateikia daugiausia užsakymų? Kiek siuntų vėluoja?
Jei atsakymams gauti reikia sujungti kelis failus, tikrinti duomenis ir rankomis skaičiuoti rezultatus, ataskaitų rengimas tampa papildomu darbu.
Excel taip pat gali automatiškai atnaujinti suvestines ir diagramas, todėl vien ataskaitų poreikis dar nereiškia, kad būtina kurti naują sistemą.
Tačiau kai duomenys nuolat gaunami iš skirtingų šaltinių ir ataskaitų reikia kasdien, verta apsvarstyti jų generavimo automatizavimą arba bendrą duomenų valdymo sprendimą.
Kada verta svarstyti pakeitimą? Kai ataskaitų rengimas užima daug laiko arba dėl pasenusių duomenų sunku priimti sprendimus.
6. Nežinote, kas ir kodėl pakeitė duomenis
Vakar užsakymo suma buvo 250 €, o šiandien rodoma 220 €. Kas ją pakeitė? Ar tai buvo nuolaida, ar klaida?
Excel leidžia stebėti tam tikrus pakeitimus, ypač naudojant bendro redagavimo funkcijas. Vis dėlto, kai reikia nuoseklios konkrečių verslo veiksmų istorijos, tam gali prireikti specialiai tam pritaikytos sistemos.
Joje galima registruoti, kas, kada ir kokį pakeitimą atliko, o prireikus – ir ankstesnę reikšmę.
Kada verta svarstyti sistemą? Kai būtina atsekti pakeitimus, išsiaiškinti klaidų priežastis arba aiškiai paskirstyti atsakomybę.
7. Lentelę darosi vis sunkiau prižiūrėti
Failas turi dešimtis lapų, sudėtingas formules, makrokomandas ir daugybę tarpusavio priklausomybių. Vienas pakeitimas gali sugadinti kitą skaičiavimą, o suprasti, kaip viskas veikia, gali tik žmogus, kuris lentelę sukūrė.
Didelis eilučių skaičius savaime nėra problema – Excel gali apdoroti daug duomenų. Sunkumai dažniau atsiranda tada, kai kartu auga formulių sudėtingumas, duomenų šaltinių skaičius ir žmonių, dirbančių su failu, skaičius.
Kada verta svarstyti kitą sprendimą? Kai lentelės priežiūra tampa sudėtinga, pakeitimai kelia riziką, o naujų funkcijų pridėjimas reikalauja vis daugiau darbo.
Iš mano patirties
Pati kurį laiką dirbau planuotoja logistikos įmonėje ir kasdien analizavau duomenis Excel'yje. Kai kurias funkcijas naudodavau taip retai, kad prireikus tekdavo iš naujo ieškoti ir prisiminti, kaip jos veikia. O formulėse, kurias rašydavau pati, pasitaikydavo klaidų.
Visa tai atimdavo brangų laiką. Per jį galėjau suderinti dar vieną pakrovimą po iškrovimo, kad mašina nevažiuotų tuščia ir dirbtų kuo daugiau. Būdavo ir taip, kad atsidarydavau ne tos dienos lapą, vertindavau situaciją pagal jį ir priimdavau blogą sprendimą, nes paprasčiausiai pasimesdavau tarp lapų.
Būtent tokias situacijas gera sistema ir išsprendžia: žmogus mato tik aktualius duomenis ir neturi prisiminti formulių.
Ką daryti, jei atpažinote kelis požymius?
Nebūtina iš karto atsisakyti visų Excel lentelių ar užsakyti didelės verslo valdymo sistemos. Pirmiausia verta išsiaiškinti, kuri problema sukelia daugiausia papildomo darbo.
- Įvertinkite dabartinį procesą. Užrašykite, kokius duomenis darbuotojai įveda, kur juos perkelia, kas tikrina ir kur dažniausiai atsiranda klaidų.
- Apskaičiuokite problemos kainą. Jei penki darbuotojai kasdien po 15 minučių praleidžia kopijuodami duomenis, per 20 darbo dienų susidaro 25 darbo valandos per mėnesį.
- Pasirinkite tinkamiausią sprendimą. Kartais pakanka sutvarkyti esamą lentelę, naudoti bendro redagavimo funkcijas ar automatizuoti vieną pasikartojantį veiksmą. Kitais atvejais verta rinktis paruoštą verslo programą arba kurti individualią sistemą.
- Pradėkite nuo vienos dalies. Pavyzdžiui, pirmiausia automatizuokite užsakymų perdavimą kurjeriui arba sukurkite bendrą užsakymų valdymo aplinką. Kitus procesus galima perkelti vėliau, kai sprendimas pasiteisins.
Ne kiekvienam verslui reikia individualiai kuriamos sistemos. Jei standartinė programa atitinka jūsų poreikius, ji gali būti paprastesnis ir ekonomiškesnis pasirinkimas.
Jei procesai specifiniai, naudojate kelias tarpusavyje nesusietas sistemas arba standartinių įrankių galimybių nebeužtenka, verta įvertinti individualaus sprendimo naudą.
Daugiau apie galimus sprendimus skaitykite straipsnyje CRM pagal užsakymą ar paruošta sistema?
Reikia įvertinti, ar jūsų verslui jau reikia atskiros sistemos?
Jei užsakymus, klientus ar kitus verslo duomenis vis dar valdote keliomis lentelėmis, galima įvertinti, ar pakaktų esamo proceso patobulinimo, integracijos, ar jau verta kurti atskirą sistemą.
Norite aptarti savo idėją? Susisiekite, atsakome per 24 val.
