10 praktiškų AI panaudojimo būdų mažam verslui

Tačiau ne kiekvienai užduočiai reikia individualaus AI sprendimo. Kai kur pakanka ChatGPT ar kito paruošto įrankio, o sudėtingesniems procesams gali prireikti integracijos su jūsų naudojamomis sistemomis.

Šiame straipsnyje aptarsime 10 konkrečių AI panaudojimo būdų, praktinius pavyzdžius ir situacijas, kada toks sprendimas gali būti naudingas jūsų verslui. Visi pavyzdžiai yra iliustraciniai scenarijai.

1. AI asistentas klientų aptarnavimui

Pavyzdys: el. parduotuvė. Klientas svetainėje parašo: „Užsisakiau prekę vakar. Kada ją gausiu?“

Paprastas pokalbių robotas gali pateikti bendrą informaciją apie pristatymo terminus. Tačiau su užsakymų sistema sujungtas AI asistentas, patikrinęs kliento tapatybę, galėtų surasti konkretų užsakymą ir pateikti jo būseną. Toks asistentas taip pat gali atsakyti į dažnus klausimus apie pristatymą, grąžinimą, prekių savybes ar darbo laiką.

• Kam naudinga: el. parduotuvėms ir paslaugų įmonėms, gaunančioms daug pasikartojančių klientų klausimų.
• Ko reikia: dažniausiai užduodamų klausimų, patikimos informacijos apie paslaugas ir, jei reikia individualių atsakymų, saugios integracijos su klientų ar užsakymų sistema.

Svarbu numatyti galimybę perduoti pokalbį darbuotojui, kai AI nežino atsakymo arba klientui reikia individualios pagalbos. Plačiau: AI chatbot svetainei.

2. El. laiškų rūšiavimas ir atsakymų rengimas

Pavyzdys: paslaugų įmonė. Į bendrą el. pašto dėžutę kasdien ateina keliasdešimt laiškų: naujos užklausos, klausimai apie kainas, skundai ir sąskaitos.

AI gali išanalizuoti laiškų turinį, priskirti juos kategorijoms ir paruošti atsakymų juodraščius. Pavyzdžiui, klientui paklausus apie paslaugos kainą, AI galėtų surasti atitinkamą informaciją įmonės kainoraštyje ir parengti atsakymą. Darbuotojas jį peržiūri, prireikus pataiso ir išsiunčia.

• Kam naudinga: įmonėms, turinčioms bendrą klientų aptarnavimo ar pardavimų pašto dėžutę.
• Ko reikia: prieigos prie el. pašto, aiškių rūšiavimo taisyklių ir patikimo informacijos šaltinio atsakymams.

Pradžioje verta automatizuoti tik laiškų rūšiavimą ir juodraščių parengimą, o siuntimą palikti žmogui.

3. Duomenų ištraukimas iš sąskaitų ir dokumentų

Pavyzdys: logistikos įmonė. Įmonė iš skirtingų tiekėjų gauna sąskaitas PDF formatu. Vienoje tiekėjo pavadinimas ir suma pateikti lentelėje, kitoje – visai kitokiu išdėstymu. Darbuotojas turi kiekvieną dokumentą atidaryti ir perkelti duomenis į apskaitos sistemą.

AI pagrįstas dokumentų apdorojimas gali atpažinti sąskaitos numerį, datą, tiekėją, sumas ir kitus reikalingus laukus, net kai dokumentų išdėstymas skiriasi. Atpažinti duomenys patikrinami pagal nustatytas taisykles ir perduodami į apskaitos ar verslo valdymo sistemą.

• Kam naudinga: logistikos, didmeninės prekybos, gamybos ir kitoms įmonėms, apdorojančioms daug skirtingų dokumentų.
• Ko reikia: dokumentų pavyzdžių, laukų, kuriuos reikia atpažinti, sąrašo ir integracijos su naudojama sistema.

Svarbu: AI gali neteisingai atpažinti skaičius ar kitus laukus. Todėl finansiniams duomenims būtini patikrinimai, o neaiškius atvejus turėtų peržiūrėti žmogus.

4. Produktų aprašymų kūrimas

Pavyzdys: el. parduotuvė. Turite 500 prekių, tačiau tiekėjai pateikia tik technines charakteristikas.

AI gali pagal jas sukurti struktūruotus produktų aprašymus lietuvių, anglų ar kitomis kalbomis. Pavyzdžiui, vietoj trumpo įrašo „500 ml, nerūdijantis plienas, juoda spalva“ parengiamas nuoseklus prekės aprašymas, išsaugant pateiktas charakteristikas. Jeigu prekių duomenys saugomi lentelėje, aprašymus galima generuoti didesniais kiekiais.

• Kam naudinga: el. parduotuvėms su dideliu prekių asortimentu.
• Ko reikia: patikimų prekių charakteristikų, aprašymų struktūros ir pageidaujamo komunikacijos tono.

AI sugeneruotas tekstas turi būti patikrintas, kad jame neatsirastų išgalvotų produkto savybių.

5. Vidinis AI asistentas darbuotojams

Pavyzdys: įmonė, turinti daug vidinių instrukcijų. Naujas darbuotojas nori sužinoti, kokia tvarka priimamas prekės grąžinimas. Vietoj kelių skirtingų dokumentų paieškos jis parašo: „Ką daryti, jei klientas grąžina pažeistą prekę?“

AI asistentas suranda informaciją įmonės instrukcijose, parengia atsakymą ir pateikia nuorodą į dokumentą, kuriuo rėmėsi. Tokiu būdu darbuotojui nereikia žinoti, kuriame faile ar aplanke yra reikalinga informacija.

• Kam naudinga: įmonėms, turinčioms daug darbo instrukcijų, procedūrų ir vidinės dokumentacijos.
• Ko reikia: tvarkingos dokumentų bazės, paieškos sprendimo ir naudotojų prieigos teisių.

Svarbu, kad asistentas neatskleistų dokumentų, kurių konkretus darbuotojas neturi teisės matyti.

6. Susitikimų ir pokalbių santraukos

Pavyzdys: projektų komanda. Po valandos trukmės susitikimo darbuotojams reikia prisiminti, kokie sprendimai priimti, kas už ką atsakingas ir iki kada turi atlikti darbus.

AI gali pagal susitikimo transkripciją parengti santrauką, išskirti sprendimus ir pasiūlyti užduočių sąrašą, pavyzdžiui:

• iki penktadienio paruošti pasiūlymą klientui;
• kitą savaitę patikrinti naują funkcionalumą;
• suderinti projekto terminus su užsakovu.

Sudėtingesnis sprendimas gali perduoti patvirtintas užduotis į naudojamą projektų valdymo sistemą.

• Kam naudinga: projektų, pardavimų ir kitoms komandoms, kurios dažnai organizuoja susitikimus.
• Ko reikia: susitikimo įrašo arba transkripcijos ir, jei reikalinga, integracijos su užduočių valdymo sistema.

Prieš įrašant pokalbius būtina tinkamai informuoti dalyvius ir įvertinti duomenų apsaugos reikalavimus.

7. Tekstų ir dokumentų vertimas

Pavyzdys: įmonė, dirbanti su užsienio klientais. Įmonė kasdien gauna užklausas anglų, lenkų ar vokiečių kalbomis.

AI gali išversti laiškus, paruošti atsakymus ir padėti išlaikyti vienodą bendravimo toną skirtingomis kalbomis. Taip pat galima versti prekių aprašymus, instrukcijas ar kitą pasikartojantį turinį.

• Kam naudinga: tarptautinei prekybai, eksportuotojams ir paslaugų įmonėms.
• Ko reikia: vertimui skirtų tekstų, terminų žodyno ir kalbinės peržiūros proceso.

Svarbius teisinius, medicininius ar sutartinius tekstus turėtų tikrinti kvalifikuotas specialistas.

8. Komercinių pasiūlymų ir sąmatų rengimas

Pavyzdys: baldų gamybos įmonė. Klientas parašo: „Norėčiau spintos su stumdomomis durimis, apie 2,5 metro pločio, baltos spalvos.“

AI gali iš užklausos išskirti pagrindinius poreikius ir paruošti pasiūlymo juodraštį. Jei sprendimas integruotas su įmonės kainoraščiu ir skaičiavimo taisyklėmis, sistema gali apskaičiuoti preliminarią kainą bei suformuoti dokumentą.

Svarbu atskirti du veiksmus: AI padeda suprasti kliento užklausą ir parengti tekstą, o kainos apskaičiavimas turėtų remtis patvirtintomis taisyklėmis bei realiais duomenimis.

• Kam naudinga: gamybos, statybų ir individualias paslaugas teikiančioms įmonėms.
• Ko reikia: kainoraščių, sąmatų sudarymo taisyklių ir pasiūlymo šablono.

Galutinę kainą ir įsipareigojimus turi patvirtinti atsakingas darbuotojas.

9. Klientų atsiliepimų ir užklausų analizė

Pavyzdys: restoranų tinklas. Įmonė per mėnesį gauna šimtus klientų atsiliepimų. Skaityti juos po vieną užtrunka, o pasikartojančias problemas pastebėti sunku.

AI gali sugrupuoti atsiliepimus pagal temas, pavyzdžiui, aptarnavimo greitį, maisto kokybę, kainas ar pristatymą. Sistema gali pateikti santrauką, kokie nusiskundimai kartojasi dažniausiai, ir pridėti konkrečių atsiliepimų pavyzdžių.

• Kam naudinga: el. parduotuvėms, restoranams, viešbučiams ir paslaugų įmonėms.
• Ko reikia: klientų atsiliepimų ar apklausų duomenų.

Svarbu neskubėti daryti išvadų vien iš automatiškai parengtos santraukos. Reikia įvertinti duomenų kiekį, jų reprezentatyvumą ir patikrinti AI išskirtas tendencijas.

10. Paieška verslo sistemoje paprasta kalba

Pavyzdys: užsakymų valdymo sistema. Įmonės darbuotojas nori surasti visus neįvykdytus užsakymus iš Kauno, kurių pristatymo terminas jau praėjo. Įprastai jam reikėtų atidaryti užsakymų sąrašą, pasirinkti miestą, būseną ir datų filtrus.

Su AI pagrįsta paieška darbuotojas galėtų tiesiog parašyti: „Parodyk visus vėluojančius užsakymus iš Kauno.“ Sistema suprastų užklausą, paverstų ją atitinkamais paieškos kriterijais ir parodytų rezultatus.

• Kam naudinga: įmonėms, naudojančioms dideles vidines sistemas su sudėtingais filtrais ir daugybe duomenų.
• Ko reikia: duomenų struktūros aprašymo, aiškių paieškos taisyklių ir saugios integracijos.

AI neturėtų turėti neribotos prieigos prie duomenų bazės. Užklausos turi būti tikrinamos, o rezultatai pateikiami pagal naudotojo teises.

Kada pakanka ChatGPT, o kada reikia individualaus AI sprendimo?

Ne kiekvienam procesui reikia naujos programinės įrangos.

Prieš užsakant individualų sprendimą verta patikrinti, ar jūsų naudojama programa jau neturi reikalingų AI funkcijų.

Taip pat ne kiekvienam pasikartojančiam procesui būtinas AI. Pavyzdžiui, jei klientui reikia išsiųsti el. laišką pasikeitus užsakymo būsenai, AI nereikia. Jei veiksmai vykdomi pagal aiškias taisykles, paprasta automatizacija dažnai būna pigesnė, patikimesnė ir lengviau prižiūrima. AI naudingas ten, kur reikia suprasti laisva forma parašytą tekstą: kliento klausimą, laišką ar dokumentą.

Kaip įvertinti, ar AI automatizavimas apsimoka?

Tarkime, darbuotojas kasdien skiria valandą klientų laiškų rūšiavimui ir atsakymų rengimui. Jei dirbama 20 dienų per mėnesį, šiam procesui skiriama apie 20 valandų.

Įdiegus AI sprendimą, kuris sumažintų šį laiką perpus, būtų sutaupoma apie 10 darbo valandų per mėnesį.

Tačiau prieš nusprendžiant investuoti reikia įvertinti ir papildomas išlaidas: AI įrankių prenumeratas, integracijos kūrimą, priežiūrą bei laiką, kurį darbuotojai vis tiek skirs rezultatams tikrinti. Šie skaičiai yra iliustracinis pavyzdys, o ne garantuotas sutaupymas.

Praktiškiausia pradėti nuo nedidelio bandymo, išmatuoti rezultatus ir tik tuomet plėsti automatizavimą.

Kaip pradėti naudoti AI saugiai?

Pirmiausia pasirinkite vieną konkretų procesą, kurį norite pagerinti. Nuspręskite, kokį rezultatą norite pasiekti: sumažinti rankinio darbo laiką, greičiau atsakyti klientams ar sumažinti klaidų skaičių.

Tuomet išbandykite tinkamą įrankį su nedideliu duomenų kiekiu ir įvertinkite jo atsakymų tikslumą.

Jeigu AI turi naudoti klientų, darbuotojų ar kitus konfidencialius duomenis, prieš integruojant būtina įvertinti duomenų apsaugą, paslaugos teikėjo sąlygas ir prieigos teises. Net jei paslaugos teikėjas nurodo, kad verslo planų ir API duomenys nenaudojami modeliams mokyti, tai savaime nereiškia, kad asmens duomenis galima perduoti be papildomo teisinio ir saugumo vertinimo.

Taip pat svarbu numatyti, ką sistema darys, kai AI nepateiks tinkamo atsakymo.

Geras AI sprendimas nėra tas, kuris atlieka kuo daugiau veiksmų savarankiškai. Tai sprendimas, kuris patikimai palengvina konkretų darbą ir leidžia žmogui kontroliuoti svarbius rezultatus.

Norite pritaikyti AI savo versle?

Kuriu individualias verslo sistemas ir automatizavimo sprendimus, kuriuos galima integruoti su jūsų naudojamomis programomis.

Jeigu turite procesą, kuriame darbuotojai nuolat kopijuoja informaciją, apdoroja dokumentus, atsakinėja į pasikartojančias užklausas ar ieško duomenų, galime įvertinti, ar jį verta automatizuoti. Nebūtina iš anksto žinoti, kokios technologijos reikės. Pakanka aprašyti, kaip darbas atliekamas dabar ir ką norėtumėte pakeisti.

Norite aptarti savo idėją? Susisiekite, atsakau per 24 val.