Tačiau vien tik sujungti dvi programas nepakanka. Svarbu suderinti prekių kodus, PVM, nuolaidas, apmokėjimus ir tai, kada konkrečiai turi būti kuriami apskaitos dokumentai.

Ką galima automatizuoti?

Priklausomai nuo naudojamų programų ir jūsų verslo procesų, integracija gali apimti kelias užduotis:

  • Užsakymų perkėlimą į apskaitą. El. parduotuvės užsakymo duomenys perduodami į apskaitos programą, kad nereikėtų jų suvesti iš naujo.
  • Sąskaitų generavimą. Pagal užsakymo duomenis gali būti automatiškai paruošiama sąskaita ir, jei sistema tai palaiko, išsiunčiama klientui.
  • Prekių likučių sinchronizavimą. Pardavus prekę ar gavus naują siuntą, likučiai gali būti atnaujinami tiek el. parduotuvėje, tiek apskaitos ar sandėlio sistemoje.
  • Prekių ir kainų atnaujinimą. Prekių informacija gali būti perduodama iš vienos sistemos į kitą, kad nereikėtų tų pačių pakeitimų atlikti keliose vietose.
  • Grąžinimų apdorojimą. Integracija gali perduoti grąžinimo informaciją ir padėti paruošti reikiamus apskaitos dokumentus.

Ne visos integracijos apima visas šias funkcijas. Prieš pradedant svarbu nuspręsti, kuri sistema bus pagrindinis prekių, kainų ir likučių informacijos šaltinis.

Kaip veikia el. parduotuvės ir apskaitos integracija?

Tarkime, klientas jūsų WooCommerce parduotuvėje užsako prekę ir už ją sumoka.

  1. El. parduotuvė užregistruoja užsakymą ir jo būseną.
  2. Integracija perduoda reikiamus duomenis į apskaitos programą.
  3. Apskaitos programa pagal nustatytas taisykles sukuria atitinkamą dokumentą arba paruošia duomenis jo sukūrimui.
  4. Jei integracija apima atsakymų ir klaidų apdorojimą, nepavykęs perdavimas užfiksuojamas, kad jį būtų galima patikrinti ir pakartoti.

Toks procesas sumažina rankinio duomenų suvedimo poreikį, tačiau jo veikimas priklauso nuo abiejų sistemų galimybių ir konkrečių apskaitos taisyklių.

Techniniu požiūriu duomenys dažnai perduodami per API – programinę sąsają, leidžiančią sistemoms keistis informacija. Kai kurios programos palaiko ir duomenų importą iš failų arba siūlo paruoštus integracijos sprendimus.

Pavyzdžiui, WooCommerce ir Shopify turi API, tačiau konkrečios apskaitos programos integravimo galimybės, prieigos sąlygos ir licencijos gali skirtis. Todėl prieš planuojant darbus verta patikrinti, kokią programos versiją naudojate ir kokie integravimo būdai jai prieinami.

Kokias problemas reikia išspręsti prieš integraciją?

1. Prekių kodai ir duomenų struktūra

Jei ta pati prekė el. parduotuvėje ir apskaitos programoje turi skirtingus kodus, integracija gali neatpažinti, kurią prekę reikia susieti su užsakymu. Prieš pradedant darbą svarbu suderinti kodus ir kitus identifikatorius.

2. PVM, nuolaidos ir pristatymas

Kuponai, dalinės nuolaidos, skirtingi PVM tarifai ir pristatymo mokesčiai turi būti perduodami pagal sutartas taisykles. Priešingu atveju dokumentuose gali atsirasti sumų neatitikimų.

3. Užsakymo ir apmokėjimo būsenos

Ne kiekvienas užsakymas iš karto būna apmokėtas ar paruoštas vykdyti. Reikia nuspręsti, kada perduoti duomenis į apskaitą, kaip elgtis atšaukus užsakymą ir kaip apdoroti dalinius grąžinimus.

4. Prieigos ir licencijos

Kai kurioms apskaitos programoms integruoti reikia papildomo modulio, API prieigos ar partnerio paslaugų. Šias sąlygas verta išsiaiškinti dar prieš vertinant projekto kainą.

5. Klaidų stebėjimas

Integracija turi numatyti, kas nutiks, jei duomenų nepavyks perduoti, trūks privalomo lauko ar sistema laikinai neveiks. Svarbu ne tik automatiškai perduoti informaciją, bet ir pastebėti, kai procesas nutrūksta.

Paruoštas papildinys ar individuali integracija?

Jei jūsų naudojamai el. parduotuvei ir apskaitos programai yra patikimas papildinys, kuris atitinka jūsų procesus, tai dažnai būna paprasčiausias ir ekonomiškiausias pasirinkimas.

Individuali integracija gali būti tinkamesnė, kai:

  • reikiamoms programoms nėra tinkamo paruošto sprendimo;
  • reikia nestandartinių kainodaros, nuolaidų ar užsakymų apdorojimo taisyklių;
  • naudojami keli sandėliai arba skirtingi pardavimo kanalai;
  • reikia sujungti el. parduotuvę, apskaitą, sandėlio valdymą ir kurjerių sistemas;
  • būtina kontroliuoti duomenų perdavimo procesą ir klaidų apdorojimą pagal konkrečius verslo poreikius.

Daugiau apie individualių sistemų sujungimą skaitykite puslapyje apie programų integracijas.

Nuo ko pradėti?

Prieš užsakant integraciją, atlikite keturis žingsnius:

  1. Įvertinkite dabartinį procesą. Kokius duomenis darbuotojai perrašo rankomis ir kiek laiko tam skiria?
  2. Patikrinkite programų galimybes. Užsirašykite tikslius el. parduotuvės ir apskaitos programos pavadinimus bei versijas.
  3. Suderinkite duomenis ir taisykles. Patikrinkite prekių kodus, PVM, nuolaidas, apmokėjimus ir grąžinimus.
  4. Pradėkite nuo svarbiausio proceso. Pavyzdžiui, pirmiausia automatizuokite užsakymų perdavimą į apskaitą, o likučių sinchronizavimą ir kitas funkcijas pridėkite vėliau, jei jų reikia.

Kartu su apskaitos integracija gali būti naudinga automatizuoti ir siuntų kūrimą. Apie tai skaitykite straipsnyje Automatinis siuntų generavimas.

Norite sužinoti, ar jūsų el. parduotuvę galima sujungti su apskaitos programa? Aptarkime jūsų naudojamas sistemas ir procesą, kurį norėtumėte automatizuoti.

Norite aptarti savo idėją? Susisiekite, atsakome per 24 val.